Quản lý di chuyển doanh nghiệp theo cách thủ công phát sinh nhiều bước khiến việc hoàn ứng và đối soát mất nhiều thời gian xử lý. Để đơn giản hóa vận hành, doanh nghiệp cần số hóa quản lý di chuyển doanh nghiệp, giúp tập trung quy trình, dữ liệu và chi phí trên một hệ thống.
Quản lý di chuyển doanh nghiệp theo cách truyền thống đang gặp những vấn đề gì?
Quản lý di chuyển doanh nghiệp theo cách truyền thống thường gặp nhiều hạn chế, từ khó kiểm soát chi phí, ngân sách đến tốn thời gian xử lý chứng từ và đối soát. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về những vấn đề này ở nội dung bên dưới.
Doanh nghiệp khó kiểm soát chi phí và ngân sách
Quản lý di chuyển thủ công khiến nhân viên phải tự ứng tiền túi, còn doanh nghiệp thì bị động trong việc kiểm soát chi phí thực tế. Đến kỳ quyết toán, kế toán lại đối chiếu hàng loạt hóa đơn phân tán từ nhiều nguồn. Quy trình rời rạc này vừa gây thất thoát thời gian, vừa cản trở việc theo dõi ngân sách chi tiết theo từng phòng ban.
Không có dữ liệu tập trung, doanh nghiệp cũng khó giải quyết nhanh những câu hỏi như:
- Phòng ban nào đang phát sinh nhiều chuyến đi?
- Nhu cầu di chuyển tăng vào thời điểm nào?
- Chi phí phát sinh chủ yếu từ hoạt động nào?
- Chuyến đi nào phục vụ công việc, công tác hay tiếp khách?
- Mức sử dụng có thay đổi theo từng giai đoạn hay không?
Mất nhiều thời gian xử lý chứng từ và đối soát
Khi số lượng chuyến đi tăng, quy trình xử lý giấy tờ thủ công dễ trở nên quá tải. Nhân viên phải tự lưu hóa đơn, chờ hoàn ứng, trong khi kế toán mất thêm thời gian kiểm tra và đối soát. Khối lượng giao dịch càng lớn, doanh nghiệp càng tốn nguồn lực vận hành và dễ phát sinh sai lệch dữ liệu.
Số hóa quản lý di chuyển doanh nghiệp là gì?
Số hóa quản lý di chuyển doanh nghiệp là đưa việc đặt xe, thanh toán và dữ liệu chuyến đi lên một hệ thống tập trung. Thay vì xử lý thủ công riêng lẻ, giải pháp này giúp chuẩn hóa quy trình chung trên toàn công ty. Nhờ đó, các bộ phận liên quan có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát và xử lý dữ liệu di chuyển đồng bộ.
Số hóa quy trình đặt và quản lý chuyến đi
Thay vì nhân viên tự tìm kiếm dịch vụ di chuyển, doanh nghiệp có thể đưa nhu cầu di chuyển về một nền tảng thống nhất. Nhân viên chủ động đặt xe trong cùng một hệ sinh thái được công ty quản lý. Cách thức này giúp chuẩn hóa nguồn cung cấp, tiêu chuẩn sử dụng và đồng bộ quy trình hiệu quả hơn.
Số hóa quản lý dữ liệu di chuyển tập trung
Khi hoạt động di chuyển được thực hiện trên cùng một hệ thống, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung tài khoản người dùng, quyền truy cập và lịch sử sử dụng dịch vụ. Đây là cơ sở để doanh nghiệp quản trị hoạt động di chuyển có hệ thống hơn.
Số hóa quản lý chi phí và chứng từ
Sau khi chuyến đi phát sinh, phần việc tiếp theo của doanh nghiệp là xử lý thanh toán, hóa đơn và chứng từ. Nếu thực hiện thủ công, nhân viên có thể phải lưu lại giấy tờ, gửi chứng từ và chờ bộ phận phụ trách kiểm tra, tổng hợp.
Số hóa giúp các thông tin liên quan đến giao dịch được ghi nhận trên hệ thống, tạo cơ sở để doanh nghiệp tra cứu, kiểm tra, đối soát chứng từ và quản lý hóa đơn di chuyển theo quy trình của nền tảng. Nhờ đó, phòng bộ phận giải quyết thu chi có thể giảm bớt các bước thu thập, nhập liệu và đối chiếu thủ công.
Lợi ích của số hóa quản lý di chuyển doanh nghiệp
Số hóa quản lý di chuyển mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp: cắt giảm tối đa thời gian xử lý cho kế toán, tối ưu và minh bạch ngân sách theo phòng ban, đồng thời nâng cao trải nghiệm đặt xe thuận tiện cho nhân viên.
Giảm thời gian xử lý cho bộ phận kế toán
Dữ liệu di chuyển được số hóa tập trung giúp phòng kế toán dễ dàng rà soát các cuốc xe. Việc kiểm tra lộ trình và xuất hóa đơn diễn ra đồng bộ trên cùng một nền tảng, giúp đội ngũ phụ trách tiết kiệm tối đa thời gian vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc.
Kiểm soát chi phí và ngân sách hiệu quả hơn
Dữ liệu tập trung giúp doanh nghiệp nhìn rõ hoạt động quản lý chi phí di chuyển doanh nghiệp theo thời gian và nhu cầu sử dụng. Thay vì chỉ biết tổng số tiền đã chi, doanh nghiệp có thể dựa trên dữ liệu chuyến đi để đánh giá nhu cầu thực tế và xây dựng chính sách sử dụng phù hợp.
Nâng cao trải nghiệm nhân viên
Một quy trình đặt xe rõ ràng giúp nhân viên chủ động hơn khi phát sinh nhu cầu di chuyển phục vụ công việc. Đặc biệt, khi doanh nghiệp áp dụng cơ chế thanh toán phù hợp, nhân viên có thể giảm nhu cầu tự thanh toán rồi thực hiện hoàn ứng cho từng chuyến đi.
Green SM Business – Giải pháp số hóa hiệu quả trong quản lý di chuyển doanh nghiệp
Khi nhu cầu và quy trình di chuyển ngày càng phức tạp, doanh nghiệp cần giải pháp quản trị toàn diện thay vì chỉ đặt xe đơn thuần. Green SM Business kết hợp toàn bộ nhu cầu di chuyển của doanh nghiệp – đưa đón nhân sự hằng ngày, công tác, đón đối tác & lãnh đạo cấp cao – vào một tài khoản, một hệ thống quản lý, một lần đối soát.
Hệ thống quản lý 4.0 – Kết nối người dùng, dữ liệu và vận hành trên một nền tảng
Green SM Business giúp doanh nghiệp quản lý tập trung toàn bộ hoạt động di chuyển trên một nền tảng, thay thế các thao tác thủ công phân mảnh. Mọi dữ liệu chuyến đi được ghi nhận giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, kiểm soát chi phí và tối ưu hóa ngân sách hiệu quả.
Việc kết nối người dùng – dữ liệu – vận hành trên một nền tảng tạo cơ sở để các bộ phận liên quan phối hợp thuận tiện hơn, từ quản lý tài khoản và phân quyền đến theo dõi, kiểm tra và tổng hợp dữ liệu di chuyển.
Hệ sinh thái dịch vụ đa dạng
Green SM Business xây dựng hệ sinh thái dịch vụ di chuyển doanh nghiệp đa dạng bao gồm: Green SM Premium, Green SM Limo, GF-VIP,… đáp ứng từ nhu cầu đi lại hằng ngày của nhân viên đến công tác, gặp gỡ khách hàng, đưa đón lãnh đạo và đối tác.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ phù hợp với từng đối tượng, mục đích và tính chất hành trình, thay vì áp dụng một phương án di chuyển cho mọi nhu cầu. Điều này giúp quản lý di chuyển doanh nghiệp linh hoạt hơn, đồng thời duy trì sự nhất quán trong chất lượng dịch vụ.
Hệ sinh thái di chuyển điện hóa, đồng hành cùng doanh nghiệp chuyển đổi xanh
Bên cạnh bài toán vận hành, doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến cách hoạt động di chuyển tác động đến định hướng phát triển bền vững. Việc sử dụng hệ sinh thái phương tiện điện là một hướng để doanh nghiệp từng bước đưa yếu tố xanh vào hoạt động di chuyển hằng ngày.
Với Green SM Business, yếu tố công nghệ và hệ sinh thái xe điện có thể được kết hợp trong cùng một giải pháp, giúp doanh nghiệp vừa hướng đến quản lý phương tiện đi lại cho nhân viên hiệu quả hơn, vừa từng bước tiếp cận mô hình di chuyển xanh.
Đồng hành cùng doanh nghiệp tối ưu vận hành và phát triển bền vững:
- Giảm ngay 10% chi phí mỗi chuyến.
- Miễn cọc, miễn phí quản lý khi đăng ký thanh toán trả trước.
- Kiểm soát chi tiêu theo phòng ban, tra soát minh bạch từng chuyến.
- Đội xe điện VinFast phủ khắp toàn quốc, tài xế chuẩn dịch vụ cao cấp.
- Đồng hành cùng doanh nghiệp hiện thực hóa mục tiêu ESG.
Đăng ký trong tháng này nhận ngay ưu đãi 10% và tặng thêm gói Green Pass 6 tháng khi giới thiệu thành công cho doanh nghiệp khác.
*Số lượng ưu đãi có hạn!
Thay vì tốn nguồn lực đối soát thủ công, giải pháp số hóa quản lý di chuyển doanh nghiệp giúp chuẩn hóa quy trình, kiểm soát chi phí và tối ưu vận hành toàn diện. Có Green SM Business đồng hành, doanh nghiệp làm chủ được hệ thống quản trị di chuyển 4.0 tập trung và nâng cao trải nghiệm di chuyển cho toàn bộ doanh nghiệp.
