Mỗi phòng, ban trong doanh nghiệp thường sẽ có mức chi tiêu cho hoạt động di chuyển khác nhau. Vì vậy, việc quản lý chi phí di chuyển theo phòng ban sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và điều chỉnh hạn mức chi tiêu hợp lý.

Tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Tối ưu chi phí luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp, đặc biệt trong giai đoạn thị trường có nhiều biến động như hiện nay. Khả năng kiểm soát chi phí tốt không chỉ giúp doanh nghiệp tránh lãng phí ngân sách mà còn góp phần giúp doanh nghiệp có thể phát triển bền vững.

Ngoài các chi phí như chi phí khấu hao tài sản cố định hay chi phí lương và các khoản phụ cấp lương thì chi phí di chuyển cũng là chi phí quan trọng mà doanh nghiệp cần phải lưu tâm nếu muốn kiểm soát chi tiêu và tăng phúc lợi cho nhân viên.

Đối với các doanh nghiệp thường xuyên có các hoạt động di chuyển của cán bộ nhân viên như đi công tác, đi họp,… hay các hoạt động giao nhận hàng hoá thì nhu cầu quản lý chi phí di chuyển lại càng bức thiết.

Quản lý chi phí dễ dàng với thiết lập hạn mức từng phòng, ban

Việc đặt ra hạn mức chi tiêu đối với chi phí di chuyển cho từng phòng, ban giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá mức độ, nhu cầu di chuyển của mỗi phòng, ban, cá nhân trong công ty. Từ đó xác định được các hoạt động di chuyển cần ưu tiên và đưa ra được chiến lược chi tiêu hiệu quả.

Đặt ra hạn mức chi tiêu cho từng phòng, ban cũng sẽ giúp cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp có ý thức sử dụng nguồn tài chính hợp lý để phục vụ nhu cầu di chuyển, giao nhận hàng hóa. Tránh tình trạng chi vượt hạn mức, gây ra những lãng phí không đáng có.

Vậy, làm thế nào để thống nhất nguồn chi phí di chuyển và đặt ra hạn mức cho từng phòng, ban? Câu trả lời là các doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý chi tiêu dễ dàng thao tác, sử dụng và đáp ứng các nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp như theo dõi danh sách chuyến đi hay xem báo cáo chi tiêu hàng tháng.

Khi sử dụng giải pháp Xanh Business của Xanh SM, doanh nghiệp sẽ được cung cấp một hệ thống quản lý 4.0 đáp ứng được tất cả các nhu cầu đối với quản lý và kiểm soát chi tiêu trong hoạt động di chuyển của cán bộ nhân viên bằng các dịch vụ Xanh SM Taxi, Xanh Airport/ Xanh Tour và Xanh SM Express.

Cụ thể, với tính năng thiết lập hạn mức từng phòng, ban, hệ thống quản lý của Xanh Business sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đặt ra hạn mức đăng ký sử dụng, hạn mức cấp phát cho phòng ban và hạn mức sử dụng chi phí di chuyển trong tháng của từng phòng, ban.

Hơn thế, hệ thống còn có chức năng báo cáo và tự động xuất báo cáo, giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về tình trạng sử dụng thực tế của từng phòng ban và phân tích, điều chỉnh hạn mức phù hợp.

Để góp phần giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí di chuyển, Xanh Business hiện cũng đang có những chính sách chiết khấu theo từng hạn mức, giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 5-11% chi phí.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thông tin chi tiết về hệ thống quản lý chi phí di chuyển theo phòng ban và chính sách chiết khấu của Xanh Business vui lòng truy cập Xanh Business hoặc liên hệ qua hotline 1900 2088 để được tư vấn.